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Organización5 min de lecturaAndi Arapi
Quién responde de un desfibrilador instalado
Comprar un DEA es la decisión de una tarde. Mantenerlo listo es un compromiso que dura lo que el equipo, y hay que asignarlo a una persona con nombre.
Una persona, no un departamento
El primer paso no es técnico: es escribir quién es el responsable del equipo. No «la dirección», no «mantenimiento»: una persona, con un sustituto para cuando no está.
La razón es práctica antes que formal. Los vencimientos de un DEA llegan con años de distancia: en medio cambian los proveedores, se hace una mudanza, alguien se jubila. Una tarea asignada a un cargo genérico sobrevive al primer cambio de organigrama solo por casualidad.
Los rastros escritos sirven a quien los tiene
Una revisión que no se ha registrado, desde el punto de vista de quien tenga que comprobarla después, no ha ocurrido. No es un tecnicismo: es la única manera de que una persona distinta de ti, meses después, sepa si esa vitrina se miró.
La forma importa poco: un cuaderno colgado junto a la vitrina funciona. Importa que haya fecha, quién y qué vio. Y que alguien mire ese registro antes de que venza una fecha, no después.
Datos
Qué debería contener una línea de registro
La información ordenada por la frecuencia con la que falta en los registros que hemos visto.
- Fecha de la revisióncasi siempre está
Es el único campo que nadie olvida, porque es el que se escribe primero.
- Quién la hizofalta a menudo
Sin un nombre, meses después no hay a quién preguntar qué vio.
- Estado del indicadorfalta a menudo
«Revisado» no dice nada. «Luz verde, vitrina intacta, parches precintados» sí.
- Caducidades leídas en la etiquetacasi nunca
Es el campo que convierte una revisión en una previsión: sin él, la caducidad se descubre el día en que ya ha pasado.
No es una estadística: es una lista de control ordenada por facilidad de olvido.
El mínimo que aguanta
Si todo esto parece mucho, aquí está la versión corta. Son cuatro cosas, y caben en media jornada de trabajo una sola vez.
- Un responsable con nombre, apellidos y un sustituto.
- Una lista de los equipos con las dos fechas que cuentan: parches y batería.
- Un aviso que salte unas semanas antes de cada vencimiento, no el mismo día.
- Un registro de las revisiones, aunque sea en papel, con fecha y firma.
Cuándo compensa un sistema
Con un equipo, una hoja basta. Con cinco sedes y doce equipos, la hoja se convierte en el problema: nadie la abre, y las fechas que cuentan son siempre las de otro.
El umbral, según nuestra experiencia, ronda los tres equipos o dos sedes. Por debajo, un aviso en el calendario aguanta. Por encima hace falta algo que avise solo, porque el asunto no es tener las fechas, es que te avisen mientras aún hay tiempo de hacer algo.
Para llevarse
- La responsabilidad de un DEA se asigna a una persona con nombre, no a un departamento.
- Una revisión no registrada, para quien venga después, no ha ocurrido.
- Por encima de tres equipos o dos sedes, una hoja de cálculo deja de avisar a tiempo.
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